Få vores nyheder på mail

Vækstkomet sætter data i system

Pressemeddelelse   •   Sep 17, 2018 09:30 CEST

For Obton og Koncenton har de senere år budt på massiv vækst. Sammen med kravene i GDPR har det fået koncernen til at stramme administrationen af data ved hjælp af WorkPoint HR og dokoniFIND.

Obton er et investeringshus med speciale i solcelleparker og vindmøller, mens Koncenton investerer i boligejendomme. Sammen har de oplevet en massiv vækst gennem de senere år, og væksten kombineret med indførelsen af GDPR fik dem til at se sig om efter et system til dataadministration. Det fandt de hos en eksisterende leverandør.

”Vi har længe brugt Konica Minolta som leverandør inden for print og kopi,” fortæller administrationschefPernille Baltzersen, ”og så viste det sig, at de også kunne levere et samlet system til dataadministration, der kunne hjælpe os med de udfordringer, vi stod overfor.”

Pernille Baltzersen sad tidligere alene med mange af de administrative opgaver, og det kostede tid og kræfter, når der løbende blev ansat nye kolleger. Desuden lå koncernens persondata forskellige steder, hvad der ikke var optimalt i forhold til GDPR.

”I dag er vi 90 medarbejdere, hvor vi for tre år siden kun var 35. Vores persondata har ligget på et sikkert drev dog i forskellige mapper, mens løndata har ligget et andet sted og andre papirer har været opbevaret fysisk i mapper. Vi bad derfor Konica Minolta om et forslag til en løsning, der én gang for alle kunne få system i tingene, og som gerne måtte bygge på SharePoint, som vi brugte i forvejen,” forklarer administrationschefen.

Løsning: WorkPoint HR og dokoniFIND

Business Development Manager Lars Christensen fra Konica Minolta så det som en spændende udfordring at samle data og samtidig gøre dem søgbare og klar til GDPR.

”Med WorkPoint HR kan vi samle al persondata på medarbejderen ét sted i form af et ’medarbejderkort’, som andre i organisationen så kan få adgang til alt efter deres rolle og deres rettigheder i systemet. Det kan være data om arbejdsopgaver, kontrakter og så videre, der nu ligger ét sted. Det gør det også nemt at orientere den medarbejder, der gerne vil vide, hvilke persondata virksomheden opbevarer på ham eller hende,” siger Lars Christensen.

Derudover består løsningen af Insight-modulet i dokoniFIND, der indekserer alle relevante informationer i virksomheder på tværs af alle platforme, så data bliver søgbare – man kan se det som en form for Google internt i virksomheden.

Lars Christensen: ”Insight i dokoniFIND er en fantastisk rapportgenerator, der er god at have i baghånden i disse GDPR-tider. Nu skal man for eksempel informere datatilsynet om en eventuel datalæk, inden der er gået 72 timer, dette gøres nemt ved at trække en rapport fra systemet. Hvis en kunde forespørger på, hvilke data virksomheden opbevarer om vedkommende, er det også nemt at synliggøre, hvad der findes.”

Hvorfor opfinde den dybe tallerken?

”Vi var glade for SharePoint i forvejen, og vi sidder og arbejder med Office-programmer og bruger Outlook som omdrejningspunktet i det daglige arbejde,” siger Pernille Baltzersen. ”WorkPoint HR bygger på Share-Point, og vi bruger desuden systemets Office-plugin, så man kan overføre data direkte til WorkPoint fra Outlook uden at skulle over på en anden platform.”

Hvorend administrationschefen og hendes kolleger befinder sig, kan de tilgå de nødvendige data, hvilket også sparer tid og besvær, og så fremhæver hun endnu et område, der er blevet lagt i faste rammer og derfor vil komme til at koste mindre tid i fremtiden: onboarding.

”Vi har lagt onboarding-processen ind i WorkPoint HR, så vi ikke længere manuelt skal huske på alle de ting, der skal ske, når en ny kollega møder ind – blomster, ny mobil, PC, papirarbejde og velkomstprogram. Alt efter den nye medarbejders job og rolle, bliver der automatisk sendt besked ud til de involverede med deres opgaver, så den nyansatte får en god velkomst og et godt indtryk af sin nye arbejdsplads. Det er ikke uvæsentligt i en tid, hvor vi ikke alene skal tiltrække, men også fastholde de dygtigste folk,” fastslår PernilleBaltzersen.

Om Obton og Koncenton

Obton udbyder grønne investeringer i primært solcelleparker. Obton er Danmarks største udbyder af investeringer i solcelleparker og administrerer sammen med søsterselskabet Koncenton investeringer for over 10 mia. kr. på vegne af mere end 2.000 investorer. Koncenton er specialister i at skabe værdi for investorer gennem formidling, forvaltning og udvikling af boligejendomme. Selskabet investerer i ejendomme med de bedste beliggenheder i Danmarks største byer i vækst. Sammen med Obton har Koncenton også oplevet en markant vækst de senere år.

WorkPoint HR
HR-managementløsningen WorkPoint HR gør det nemt at samle al information om medarbejderne – fra eksamensbeviser og ansættelseskontrakter til arbejdsopgaver og status på MUS – ét sted for maksimal sikkerhed og bedst mulig udnyttelse af tiden.

Konica Minolta er en global IT-virksomhed, som forandrer og revolutionerer fremtidens måde at arbejde på. Vi bygger bro mellem papir og digitalisering ved at levere innovative kvalitetsløsninger inden for print og IT infrastruktur, og vi udvikler konstant vores forretningsområder. Vi sætter os altid 100% ind i kundens behov og forventninger og leverer altid det, vi har aftalt – plus lidt ekstra. På verdensplan beskæftiger Konica Minolta ca. 43.300 medarbejdere og omsætter for ca. 7,7 milliarder EUR. I Danmark har vi en lokal tilstedeværelse med afdelinger i Ballerup, Aarhus og Aalborg med 220 ansatte og en omsætning på 450 mio. DKK.